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秘書の仕事のひとつに、海外旅行・海外出張手配があります。海外旅行・海外出張手配に関するあれこれをまとめてみました。
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海外旅行・海外出張手配のお手伝いができるよう、
格安航空券 比較検討サイト ｢海外編｣をアップしました。
色々なサイトをチェックするのは、結構大変ですよね。格安航空券をチェックできるサイトをまとめてまいました。(実は、自分も便利に使えるという理由で）航空券だけでなく、ホテル情報などもありますので、どうぞご利用ください。
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お探しの情報がみつかりませんか？ こちらから検索してみてください。
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成田空港では、第１ターミナル南ウイングが昨年６月にオープンいたしました。それにともない、第１ターミナル南ウイングに全日空をはじめスターアライアンス加盟航空会社が集まり、大きな配置転換がありました。
その後、他の航空会社も段階的に発着ターミナルの移動が行われています。海外旅行出発・お迎えの際は、今一度利用航空会社の発着ターミナルをご確認下さいね。
３月１日より第１ターミナルより第２ターミナルへ移動したのは：
●アメリカン航空（ＡＡ）
●キャセイパシフィック航空（ＣＸ)
●フィンランド航空（ＡＹ）
４月１日に第２ターミナルより第１ターミナルへ変更予定は：
●コンチネンタル航空（ＣＯ)
●デルタ航空（ＤＬ） |
秘書の仕事の中でわりと多くを占める仕事にトラベルアレンジメントがあります。出張はもちろん、ボスのホームリーﾌﾞ、あるいはボスの家族のプライベート旅行なども含まれますね。
会社経費なのか、ボスの私費なのか...その違いで支払い方法が変わったり、ノーマルチケットかディスカウントチケットかなど、チェックすることは沢山あります。
それに、会議会場に時間通り入るためには、移動時間の計算も必要です。スケジュールをしっかり把握した上でアレンジしないと大変なことに。
こういうアレンジをする上で、秘書の人は、自分で多いに旅行をすべきだと思いますがいかがですか？ 自分で実際に経験した失敗談やアレンジの方法などは、きっと仕事に役立つはずです。 |
秘書の仕事で比重の大きな仕事のひとつに、海外出張・海外旅行の手配があります。まずは航空券の手配。 なんと言っても、早めに手配することが必要です。また、最近はホームリーブ（ボスが契約に基づいて、家族と一緒に本国へ休暇に戻ること）などの旅費は、通常の航空券ではなく、割引航空券の費用しか会社側で負担してくれないこともあります。クリスマス休暇や夏季休暇のホームリーﾌﾞでは、混雑のためボスの希望通りのチケットが取れなくてあわてることも少なくありません。
パック旅行用などで、旅行者が大量にチケットを確保してしまう日本の事情はちょっと特殊かもしれません。日本へ赴任したてのボスは、そんな状況を理解していませんので、できるだけ日頃からチェックをして情報を伝えてあげるのも秘書の役目ですね。
もちろん、自分の旅行のためにもチェックはおこたりなく！秘書をしていると、どうしてもボスの予定に合わせて自分も休暇を取ることが多くなります。ボスが自分の休暇のためのアレンジを秘書に依頼してきたらチャンスです。自分の旅行の計画も一緒にたててしまいましょう。
ベテランの秘書だったら旅行のアレンジはおてのもの、安くて、楽しい旅行計画をたてて一緒にリフレッシュいたしましょう！
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私がトラベルアレンジメントの仕事の中で、いつも頭を悩ませていたのが空港までの移動時間の計算です。特に、車での移動は、その日、時間によって所要時間が異なるので本当に頭がいたかったです。
海外への飛行機に乗り遅れさせては大変と、ついつい余裕を持って車やバスのアレンジをしてしまうのですが、特に朝などは、上手く行くとスイスイと空港についてしまい、空港でずいぶん時間をつぶさなくてはならなくなります。
反対に、事故があったり、雨が降ったり、道路状況が悪かったりしたら途端にびくとも動かなくなったりして、空港までハラハラ、ドキドキという経験は一度ならずありました。
一度でもこういう経験をしたボスからは、早めにアレンジしても文句をいわれないのですが、スイスイと行った経験しかないボスはなかなか理解してくれません。｢早すぎる！｣とクレームが入る時も。
そんなことから、車より時間の計算のし易い成田エキスプレスの利用が便利なのでできるだけ電車移動をボスに勧めることもありましたが、東京駅や新宿駅での移動も結構やっかいだったり....交通事情で、この方法が絶対ということはないので、日時によって良い方法を取るようにしてください。
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成田空港の第１ターミナル、第２ターミナルをもし間違えてしまったら、かなりの時間をロスしてしまいます。
最近、ターミナルの変更があったことは、テレビでも情報ＣＭとして流れていましたので、ご存知の方も多いと思いますが、こういったニュースは日本人には何気なく耳に入り心に残っているものですが、日本語のわからない貴女のボスが見逃していることがあるかもしれません。
それに最近はテロなどの関係で、空港では規制がひかれたりという変更が多々あります。 変更などないと思っても、直前の再確認を忘れないでください。
この一手間が、結果的には秘書の仕事を助けてくれます。
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2006年6月2日より成田空港第１旅客ターミナル南ウイングがオープンして全日空・エアーニッポン・タイ航空・アシアナ航空などがが第１ターミナルに移動するなど変化がありました。
慣れるまでは微妙に、カウンターまでの所要時間も変化するかもしれません。
成田空港第１ターミナル情報
成田空港第２ターミナル情報 |
次に忘れてはならないことは、時差です。それと、日本には無いサマータイムというのもくせものです。日本にはないことだけについつい忘れがち。でも、昨日と今日の時間が１時間違うということは、大きな変化です。
私も以前旅行中に危機一髪で気が付いて助かったことがあります。それは、遊びでスペインに行った時のこと。あまりパック旅行などしない私は、友達と二人安いチケットを買ってスペインを自由に旅行していたのですが、丁度旅行の１週間の間にサマータイムへの切り替え日が含まれていたのです。（たいていは日曜日です）
出発前の日本では、全くサマータイムのことは失念していました。明くる日の朝、飛行機で移動するという日、お昼を食べていても時間が何となく変なのです。それでハッと気が付きました。今日からサマータイムなのだと！
明くる日の出発は朝の８時、でももしこの変更に気がつかなければ、私達は昨日までの８時、すなわちその日の９時の飛行機に間に合うように空港へ向かっていたことでしょう。
その時のチケットは変更の全くきかない超ディスカウントチケットでしたので、のこのこ９時に空港へ行っていたらそのチケット代は全く無駄になるところでした。安いチケットを買ってもこれではお金を捨てるようなもの。
その時はぎりぎりセーフでしたが、こういう経験はきっと一生わすれませんね。
そんな失敗をしないためにも、念には念を入れて時間のチェックを！！ |
時差調べ |
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海外の支店との会議、ボスの出張先への電話 etc. etc.国際電話をかける時には、当然のことながら相手国の時刻を調べる必要がありますね。
ちゃんと計算したはずなのに、間違えて、出張先のボスを、夜中の2時に電話で起こしてしまったことがあります。
そんな間違いをしないためにも、このサイトは便利です。
このサイトにも注意書きがありますが、くれぐれもサマータイムにはご注意を！World Time |
9.11のテロ事件以来、出入国検査が以前より厳しくなっているのはご存知ですよね。状況は日々変わると思いますが、現在の状況をまとめてあります。ご利用ください。
アメリカ出入国情報 |
ボスが出張や旅行で海外にでる時のため、パスポート情報は必ず記録しておき、パスポート自体の更新時期はもちろん、日本入国時のビザ、再入国許可の更新時期などはしっかり把握しておくことが必要です。
また、査証（ビザ）申請が必要な時、パスポートに出入国の印が全く押していない白紙のページが必要な時があります。海外出張が多いボスは要注意です。この場合、たとえ有効期限内であっても、新パスポートが必要です。
さらに、ボスの国籍によっても、査証が必要か不要かが異なります。日本人がビザが不要だからといって、安心しないでくださいね。 |
2006年3月20日からIC旅券の申請受付が開始されています。IC旅券もこれまでと同じように冊子型ですが、冊子中央にICチップ及び通信を行うためのアンテナを格納したカードが組み込まれます。
申請手続きは、以前と変わりありませんが、写真の規格が変更になっています。
旅券発給手数料は次の通りです。5年有効旅券 11,000円（旅券事務所の手数料を含む。）10年有効旅券 16,000円（旅券事務所の手数料を含む。）
2006年10月25日までに発行された機械読み取り式パスポートは、ICが搭載されていなくても顔写真がデジタル印刷であれば米国入国ビザが免除されます。
IC旅券の関して詳細は、外務省の ｢渡航関連情報 − パスポート｣ をご参照ください。 |
海外旅行で忘れてはならないのがパスポート。あなたのパスポートの有効期限は大丈夫ですか？
もし、渡航先がビザの必要な国であれば、パスポートの有効期限は、３ヶ月から６ヶ月残っていなければいけません。
その他、パスポートに関することは外務省のサイトが便利です。
外務省のサイトパスポート Ａ to Z |
知らない国を旅して、その国の空気にふれることは素晴らしいと思います。けれど、何事もなく無事帰国するまでは、油断は禁物です。
残念ながら、昨今の世界情勢は、必ずしみ平和とはいえません。海外旅行の渡航先の安全状況・情勢はチェックしておく必要があります。
外務省のサイトでは、各国・地域情勢を教えてくれます。旅行の前には必ずチェックしておいてくださいね。 |
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