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メール、ワード、エクセル、パワーポイント、こうした基礎的なソフトを使いこなせる知識は必須です。それも、かなりのスピードで。
でも、それほど心配することはありません。慣れるに従ってスピードはあがってきます。でもスピードをあげるためには、、ブラインドタッチでタイプできるようにはしておく必要があります。
ボスのなかには、一本指で驚くくらい早く打てる方もいらっしゃいますが、秘書としてはそれではちょっと格好がつきませんよね。また、特にエクセルはいろいろな使い道があり、そのテクニックもさまざまです。必要ならば学校に行って勉強しても、その投資に対するリターンは必ずあるはずです。
ただ、あくまでこういったテクニックは、それが目的ではなく（そのテクニックを教える職業につくなら別ですが）仕事に生かしてこそです。エクセルの表ひとつをつくるにしても、どんな項目をどういう順番で並べるかは、仕事をよく理解している秘書ならではの工夫のしどころです。 |
いまや秘書の仕事は、ＰＣ無しでは考えられません。ところが、意外とＰＣの知識があるようで、知らないことが多いことに驚かされます。
そういえば、細かい設定などは、会社ではＳＥやＩＴセクションのスタッフが全てやってくれていました。ちょっと、コンピュータのご機嫌が悪くなれば、助けを呼んでいましたっけ。
｢はい、全て設定しました。お仕事してください｣ ・・・という感じで、考えてみるとずいぶんあまやかされていたんですね。
ワードやエクセル、メールの受・送信はできるけど、ウィルスの基本的な知識やウィルス対策など、知っておかなくてはならない基本的な知識もちょっとあやしげという方もいらっしゃると思います。
私も、会社を辞め、自宅で仕事をし始めて、自分の知識のなさにちょっとあせりました。専門用語もわからないし、どうやってソフトをインストールするのかも良くわかりませんでした。
これからの社会、会社員として定年まで過ごせるか、先はみえません。起業独立をすることを視野に入れている方も多いと思います。そんな時、しっかりとコンピュータ知識をみにつけておかないとあわてることになりそうです。
そういう意味でも、現在だけでなく将来をみすえて、パソコン・コンピュータ関連の情報には常にアンテナをはっておきたいものです。
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お部屋のお掃除はしても、コンピュータのお掃除ってわりと忘れがちです。毎日毎日使っていれば、コンピュータだって疲れます。お掃除してあげることをわすれないでください。
もちろん、ほこりを払ってあげることも大切ですが、今回は内部のお掃除のこと。ファイルを作りすぎて、何がなんだかわからなくなっていませんか。フォルダーだけ作って、なかにはデーターが一つだけ、あることも忘れていたフォルダーがいくつもいくつも....そのような不要なフォールダーを削除して整理すると、頭の中もすっきりクリアになってきます。
さらに、ハードディスクのお掃除方法としては、デフラグとディスククリーンアップの方法があります。
デフラグとは？ ＆ その実施方法
ディスククリーンアップとは？ ＆ その実施方法
デフラグやディスククリーンアップを定期的に行っていると、コンピュータのたちあがりなどがスムースになってきますのでお試しください。
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私もついつい夢中になり、目を酷使しています。理想では、時間パソコンで仕事をしたら、１５分の休憩を取る。でもなかなか理想通りにはいきませんね。
そんな時みつけたのが
このサイト。
目のトレーニング、視力検査ができます。目のマークをクリックしてください。
目が疲れた時、ゴシゴシとてで目の上をマッサージしたりしてしまいますが、それはどうも危険なようです。網膜を痛める可能性があります。目が疲れた時、濡れタオルを電子レンジで暖めて目の上におくと大分楽になります。最近では、電子レンジを置いてあるオフィスも多いので、オフィスでも小さなタオルを用意しておくと良いかもしれません。目は本当に大切です。最近痛感しています。悪くなってからでは遅いので、できるだけ目を休めてください。
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PCを使い過ぎて頭が疲れてきたら、ちょっとこんなサイトで頭をリラックスしてみてください。何に見えますか？？！
他にも、｢トリック音楽｣というのもあります。でも、こちらは、ちょっと私には難し過ぎました。
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自分のパソコンを購入して、最初に考えたことはコンピュータウィルス対策です。ウィルス感染を広めてしまったりしたら、他の人に迷惑がかかってしまいますものね。自分に知識がない分、不安でした。
会社勤めをしている時は、全くの会社まかせですから深く考えたこともなかったのですが、自分のパソコンは、自分の責任。 そこで、いろいろ調べてみましたが、周りの友達は、私以上に結構無関心だし、知識がありませんでした。
まず、一度ウィルスワクチンソフトを入れてしまうと、それだけで安心してしまって、更新していない人も結構いました。ちょっとビックリ。
通常、ウィルスワクチンソフトは１年間で更新期間が過ぎますので、必ず最新のソフトを購入する必要があります。その１年間の有効期限の間は、常に新しいウィルスに対応してくれるように、無料で更新できますので （大抵は自然に更新してくれていますが）常に新しいウィルスに対処できるようになっているか、チェックも必要ですね。
１年間の期限が過ぎる前には、大抵｢期限がきれますから更新してください！｣というメールが届くようになっていますから、その時は、料金をけちらずに必ず更新手続きをしてくださいね。
それから、これは笑い話ですが、ある人が、友人からパソコンの調子がおかしいのでチェックしてくれないかと言われ、その友人のパソコンをチェックしたら、異なった種類のウィルスソフトが２個以上も入っていたそうです。 その友人は、｢家でも鍵を２つ以上つけた方が安全だから、ウィルスソフトも１個より２個の方が安全かと思った｣と言ったそうですが...
家の鍵は確かに２個以上の方が安全ですが、ウィルスソフトを１個以上つけるのは逆効果ですのでご注意を！。
コンピュータウィルスに関する情報は IPA (情報処理推進機構）のサイトで調べられます。情報処理推進機構、セキュリティーセンター
また、個別相談や、急なＳＯＳにはメールや電話相談もできます。
ＩＰＡセキュリティーセンターコンピュータウィルス１１０番の電話番号は：
03-5978-7509
メールでのご情報処理推進機構への相談はこちらから→virus@jpa.go.jp
ウィルス対策がまだの方は、お早めに！ウイルス対策・セキュリティソフト
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メールの差出人に知り合い、または有名企業名が表示されていても、必ずしも安全とは言い切れないのです。電子メールは仕組み上、差出人のアドレスを簡単（From欄）書き換えることが出来てしまうのです。
最近は、防衛庁や日本経済新聞社と言った有名な組織からのメールに見せかけたウィルス添付メールもあるそうです。
私などに防衛庁からメールが来たらかえって｢あやし〜！！｣と気が付きますが、友達がその組織にいたり、ちょっとでも関係のある会社や組織からのメールだとつい油断してしまうかもしれませんね。気をつけましょう。
ちょっとでもあやしいと思ったら、添付ファイルは開かないことです。それから、友人に添付ファイルを送る時は、前もって知らせてから送るという心遣いも必要かもしれません。
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ウィルスファイルで一般的に知られているのは、｢.zip｣ ファイルや ｢.exe｣ の拡張子のついたファイルですが、ウィルスファイルにはアイコンを偽装しているものがあるので注意が必要です。
実行形式の｢.exe｣ファイルであるのに、パソコン上では、画像ファイルや文書ファイルのアイコンが表示されることがあります。
次の方法で、アイコンが偽装されていないか見分けることができます。
1) 添付ファイルを右クリック→｢保存｣を選択し、添付ファイルを｢マイドキュメント｣などのフォルダに保存。（ファイルを保存するだけでは、ウィルスには感染しません）
2) 保存したファイルを右クリックし、｢プロパティ｣を選択。 プロパティ｢全般｣に表示したアイコンと、ファイルの種類を確認。アイコンとファイルの種類が異なっていた場合、そのファイルはアイコンを詐称していることがわかります。
偽装されているファイルは、絶対に開かないでください。特に、ファイルの種類に｢アプリケーション｣としか表示していない場合は要注意です。
よく使われるファイルのアイコンとファイルの種類は、やはり情報処理推進機構のサイトでご覧ください。コンピュータウイルス・不正アクセスの届出状況[5月分]について
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まずは、ハードのＰＣ選びからですね。決して安い買い物ではないので、いろいろチェックしてから購入したいものです。
デスクトップ、ノートパソコン, 最近は本当に軽く小さなものもあるのはうれしいですね。メールのチェックも旅行先でしなくてはいけない時、やはり軽いものがなによりです。でも、毎日の仕事のやりやすさは、やはりデスクトップ。
Lanケーブルの繋ぎ方などは、やってみるとそれほど難しいものではありません。会社勤めをしている間に、自分のＰＣも持って、実際の知識を身につけておいた方が良いかもしれません。わからない時は、ＩＴスタッフと仲良くして、いろいろ教えていただくという手もありますよね。
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こちらでは、自作ＰＣキットも購入可能です。もし、知識があれば、ＰＣを組み立ててみるのもおもしろいでしょうね。
私も将来的には、ぜひともこのレベルをめざしてみたいと思っています。無理かな？？ でも、何事も好奇心、何事もチャレンジが秘書の基本では。 |
| さらに知識のある方、あるいはさらにチャレンジしたいかたは、こんな本はいかがでしょう。 |
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Linus (リナックス）というのをご存知ですか？ UNIX (ユニックス）から派生した、堅牢で安定性のあるＯＳです。
無償で手軽に始められるということで、使ってみたいという方が急増しているそうです。
私の友人、Pakiraさんがそんな方達のために、『初心者のためのLinux コマンドリファレンス』と言う本をだされました。楽天ブックスのランキングのＰＣ・システム開発分野でベストセラーランキング：２位、ページビューランキング：１位となった本です。
Pakiraさんのプログ『ＵＮＩＸ／ＬｉｎｕｘコマンドTopics』は、
こちらから。 |
次のステップとしてはサーバーとドメイン取得ですね。
ちなみに、私は Projectmate.netという独自のドメインを取得しました。このドメイン名、組織にとらわれない色々なプロジェクトの仲間を増やしたいという気持ちを込めています。
秘書のプロジェクト、ＨＰ、インターネットのプロジェクト、そして今後、団塊の世代のプロジェクト、その他いろいろ私の頭のなかでは、アイディアが渦巻いているのですが、少しづつ実現さてていきたいと考えています。
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ＵＳＢメモリ
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｢フラッシュメモリ｣とも呼ばれるデータを記録したり、保存したりする小さな部品です。
写真のように、ライター程度の大きさですので、持ち運びに便利です。
ちょっとデータを持ち運びたい、でもＣＤ−Ｒに保存するのも結構面倒ですよね。そんな時は、この優れものを！
接続するだけでハードディスクなどと同じように、｢書き込み｣ ｢呼び出し｣ができますので、持っていると便利なアイテムです。
ＵＳＢメモリ
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